Ilmoituskanava

Ilmoituskanava – uhka vai mahdollisuus?

Kirjoittaja

Uuden EU:n whistleblowing-direktiivin myötä sisäiset ilmoituskanavat ovat tulossa pakollisiksi yli 50 henkilöä työllistäville yrityksille. Muutokseen on hyvä valmistautua jo nyt varmistaen, että yrityksessä jo olemassa oleva tai perustettava kanava täyttää vähintäänkin direktiivin vaatimukset. Direktiivin sisältöä avasimme blogipostauksessa viime kesänä ja alla oleva infolaatikko kertoo tämän uudistuksen pääpiirteet.

Teknisen kanavan käyttöönoton ohella kannattaa huomiota kiinnittää myös siihen, että yrityksessä ymmärretään kanavan käyttö, hyödyt ja sen luonteva merkitys vastuullisen liiketoiminnan edistäjänä.

Mitä kannattaa huomioida ilmoituskanavan rakentamisessa?

EU:n whistleblowing-direktiivi asettaa kansalliselle sääntelylle raamit, joten lainsäätäjän pöydälle jää vielä kysymyksiä ratkaistavaksi. Näitä ratkaisuja voimme odottaa aikaisintaan ensi keväänä, kun työryhmämietintö asiasta valmistuu. Riippumatta näistä kansallisen lainsäätäjän ratkaisuista, yrityksillä on kuitenkin jo nyt tuhannen taalan paikka miettiä, millainen kanava antaisi suurimmat hyödyt vastuullisen liiketoiminnan tueksi. 

Direktiivi tähtää EU-lainsäädännön vastaisen toiminnan paljastamiseen, mutta esimerkiksi häirintätapaukset eivät kuulu direktiivin kattamiin asiakokonaisuuksiin. Yksi yritysten ratkaistava asia onkin, mitä asioita ilmoituskanavaan voi ylipäänsä ilmoittaa. Jotain tärkeää voi jäädä kertomatta ja kuulematta, jos kanava on avoin vain tiettyille rajatuille teemoille. 

Toinen huomionarvoinen asia on se, että kanava on direktiivin mukaan pakollinen omalle henkilöstölle. Olisiko hyötyä siitä, että kanava avattaisiin ulkopuolisille, voisiko sitä kautta tulla organisaatiolle tärkeää tietoa sen omasta tai hankintaketjun toiminnasta? Yritysvastuussa korostuu keskustelu eri sidosryhmien kanssa ja luontevaa olisi tätä taustaa vasten, että myös ilmoituskanava olisi sidosryhmille avoin. 

Onko hiljainen kanava hyvä asia?

Vallalla on ajatusmalli, jossa nolla ilmoitusta on tavoitetila ja sen tuloksen saavuttamisen myötä todetaan, että yritys on vastuullinen ja eettinen. Tästä on valitettavasti työelämän todellisuus kaukana. Jos nimittäin ilmoituksia ei tule lainkaan, johdon on syytä esittää itselleen kysymys: Tiedetäänkö, että meillä on ilmoituskanava ja miten sitä käytetään? On syytä miettiä myös, uskalletaanko kanavaa käyttää vai onko ilmassa pelkoa ilmoituksen tekemisen sivuvaikutuksista.

Ilmoituskanavan teknisen toteutuksen yhteydessä kannattaakin miettiä keinoja, joilla kanavan käyttöön ja ilmoitusten tekemiseen kannustetaan. Ensimmäisenä on hyvä varmistaa, että kanava ja sen käyttöohjeet ovat helposti saatavilla esimerkiksi näkyvällä sijainnilla yrityksen intranetissä. Ilmoitusten käsittelyä on puolestaan hyvä avata läpinäkyvyyden takaamiseksi esimerkiksi eettisissä periaatteissa. Liikaa ei voi myöskään korostaa johdon viestintää ja kannustusta kanavan käyttöön.

Parhaimmillaan ilmoituskanava tarjoaa yrityksille signaaleja organisaation epäkohdista varhaisessa vaiheessa ja mahdollisuuden puuttua niihin. Ilmoituskanava on organisaatioille mahdollisuus, ei uhka. 

Anne

Infolaatikko: Whistleblowing-direktiivi pähkinänkuoressa

  • EU-direktiivi edellyttää ilmoituskanavaa ja ilmoittajien suojelua yrityksiltä, jotka työllistävät yli 50 henkilöä.
  • Direktiivi soveltuu myös muihinkin oikeushenkilöihin kuin yrityksiin ja julkisen sektorin toimijoihin.
  • Ilmoituskanavan tulee kattaa ilmoitukset liittyen mm. julkisiin hankintoihin, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, tuoteturvallisuuteen, liikenneturvallisuuteen, ympäristönsuojeluun, kuluttajansuojaan ja yksityisyyden ja henkilötietojen suojaan. 
  • Direktiivi asettaa ilmoitusten käsittelyyn liittyviä aikarajoja. Vastaanottoilmoitus on annettava ilmoituksen tekijälle seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Lisäksi ilmoituksen tekijälle on kolmenkymmenen päivän kuluessa ilmoitettava jatkotoimista.
  • Direktiivi kieltää vastatoimet ilmoituksen tekijää kohtaan. Näitä ovat mm. erottaminen, lomauttaminen, alempiin tehtäviin siirtäminen tai ylennyksen lykkääminen. 
  • Kansallinen lainsäädäntö on saatettava voimaan vuoden 2021 aikana
Jaa artikkeli

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *